TIKKURILAN PALLOSEURA RY | MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ

1. Matkustussäännön soveltaminen
Tässä dokumentissa ohjeistetaan Tikkurilan Palloseura ry:ssä (myöhemmin myös “seura”) voimassa oleva toimintatapa matkakustannusten korvauksista. Matkakustannuksia korvataan verottajan vahvistamien verovapaiden enimmäismäärien mukaisesti, kun matka täyttää alla olevat edellytykset.
Seura maksaa sopimuskohtaisesti seuran valmentajille, toimihenkilöille ja toimielinten jäsenille matkakustannusten korvauksia. Matkakustannuksia ovat verovelvolliselle Suomessa tai ulkomailla tehdystä työmatkasta aiheutuneet kustannukset. Matkakustannuksia voidaan korvata 13.1.2021 alkaen pääkaupunkiseudun (Espoo, Helsinki, Vantaa, Kauniainen) ulkopuolelle suuntautuvista työmatkoista.

2. Korvattavan matkan käsite
Matkakustannusten korvaukseen oikeuttavaksi matkaksi katsotaan sellainen esimiehen määräämä/hyväksymä matka, jonka seuran työntekijä tekee työtehtävien hoitamista varten työpaikan ulkopuolelle. Yön yli kestäviltä turnausta pelitapahtumista on tehtävä matkasuunnitelma, johon on haettava hyväksyntä viimeistään 1 viikko ennen matkaa toiminnanjohtajalta.
Verotuksessa työmatkalla tarkoitetaan tilapäistä matkaa, jonka valmentaja tai toimihenkilö tekee tehtäväänsä liittyvien työtehtävien takia esim. Eerikkilään tai muuhun urheilukeskukseen, kotimaisiin tai kansainvälisiin peleihin ja/tai turnauksiin tai muuhun erityiseen tilaisuuteen, Suomessa tai ulkomailla. Korvauksia maksetaan pääkaupunkiseudun (Espoo, Helsinki, Vantaa, Kauniainen) ulkopuolelle suuntautuvista työmatkoista.
Korvattavana matkana ei pidetä työmatkaa asianosaisen asunnolta tai sitä vastaavalta paikalta työpaikalle ja takaisin. Työpaikalla tarkoitetaan asianosaisen kiinteää toimipaikkaa, jossa hän työskentelee tai mikäli hänellä ei ole työn luonteen vuoksi kiinteää toimipaikkaa, sitä vastaavaa paikkaa. Valmentaja ja/tai toimihenkilö vastaa siten itse varsinaiselle työntekopaikalle matkustamiseen liittyvistä kustannuksista. Asunnon ja työpaikan väliset matkakulut valmentaja tai toimihenkilö saa vähentää omassa verotuksessaan halvimman (yleensä julkisen) kulkuneuvon mukaan. Mikäli valmentajalle tai toimihenkilölle maksetaan korvauksia ns. työmatkoista, kuten kodin ja harjoituspaikan välisistä matkoista, korvauksista pidätetään veroa samoin, kuin muustakin tulosta.
Mikäli valmentaja tai toimihenkilö toimii yleishyödyllisessä yhdistyksessä vapaaehtoisesti ja vastikkeetta, matkakorvaus myös kodin ja valmennuspaikan välillä on verovapaata tuloa verottajan vuosittain määrittelemän maksimimäärän mukaisesti. Matka tulee tehdä yleishyödyllisen yhteisön toimeksiannosta ja siitä on etukäteen asianmukaisesti päätettävä. Säännös koskee esimerkiksi urheiluseuroissa toimivien henkilöiden matkoja ohjelman mukaisiin harjoituksiin ja kilpailuihin samoin kuin kilpailutuomareiden matkoja.

3. Matkan tekotapa
Matka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista. Matkan kokonaiskustannuksia arvioitaessa on otettava huomioon paitsi matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha-, majoittumisen- tai hotellikorvaus, myös kulkuneuvon käyttämisellä mahdollisesti saavutettu ajan säästö. Kulkuneuvoa valittaessa tulee ensisijaisesti osallistua joukkueen järjestämään yhteiskuljetukseen. Henkilöautossa matkustettaessa tulee saman auton kyydissä olla mahdollisimman monta henkilöä.

4. Oman auton käyttö
Oman auton käyttö vaatii aina luvan esimieheltä. Lupa oman auton käyttöön voidaan antaa, jos:
• matkan kokonaiskustannukset ovat edullisemmat kuin yleisillä kulkuneuvoilla matkustettaessa,
• mukana on paljon kokous- tai koulutusmateriaalia,
• kyydissä kuljetetaan muita henkilöitä, joiden matkakustannuksista seura tai joukkue vastaa
• vapaa-ajassa saavutetaan merkittävää säästöä.
Mikäli lupaa oman auton käyttöön työmatkalla ei ole annettu, korvaus maksetaan yleisien kulkuvälineiden kustannusten mukaisesti.
Omalla autolla tehtävälle työmatkalle ei tarvitse erikseen lupaa, jos esimies on antanut jatkuvan oman auton käyttöoikeuden.

5. Korvaus oman kulkuneuvon käyttämisestä
Työntekijän tai toimihenkilön omalla tai hallitsemallaan kulkuneuvolla tekemästä matkasta suoritetaan matkustamiskustannusten korvausta Verohallinnon ohjeiden mukaisesti:
Verottaja määrittelee vuosittain kilometrikorvauksen perussumman. Jos työntekijän tai toimihenkilön omistamassa tai hallitsemassa kulkuneuvossa matkustaa muita henkilöitä, joiden kuljetus on työnantajan asiana, korotetaan korvausten enimmäismääriä kutakin mukana seuraavaa henkilöä kohden. Oikeat summat päivittyvät Netvisoriin.
Mahdollisten mukana kuljetettavien henkilöiden nimet tulee ilmoittaa matkalaskussa.

6. Muut matkustamiskustannusten korvaukset
Asianomaiselle maksetaan korvaus matkalipusta sekä hänen suorittamistaan paikka- ja makuupaikkalipuista, välttämättömistä työvälineiden kuljettamisesta aiheutuneista rahtimaksuista sekä muista niihin verrattavista varsinaiseen matkustamiseen kuuluvista maksuista.
• Juna- ja laivamatkoilla korvataan 2. luokan matkalipun hinta.
• Lentomatkoilla korvataan economy- luokan lipun hinta.
• Taksilla, vuokra-autolla tai muulla tavalla suoritetusta matkasta korvataan maksettu, kuitenkin enintään kohtuulliseksi katsottava maksu.
• Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton pysäköintimaksu korvataan tositteen mukaisesti.
Kaikki kulutositteet tulee liittää matkalaskuun alkuperäisinä tai skannattuina.

7. Päivärahat
Päivärahat korvataan verottajan vahvistamien verovapaiden enimmäismäärien mukaisesti, mikäli työmatkasta on aiheutunut työntekijälle muita kuin matkustus ja majoituskuluja. Päivärahaa maksetaan sopimussuhteessa oleville valmentajille tai toimihenkilöille sopimuksessa määriteltyjen kausikohtaisten enimmäismäärien mukaan.

7.1 Kotimaan päivärahat
Kokopäivärahan maksaminen edellyttää, että työmatkan pituus on yli 10 tuntia ja työmatkaan ei sisälly työnantajan kustantamaa ruokailua.
Jos työmatkan kesto on yli 6 tuntia, mutta alle 10 tuntia, maksetaan valmentajalle tai toimihenkilölle osapäivärahaa.
Valmentajan tai toimihenkilön omistamalla tai hallitsemalla kulkuneuvolla tekemästä työmatkasta maksetaan kilometrikorvauksia matkan pituuden perusteella.
Kilometrikorvauksen vuosittainen suuruus määritellään Verohallinnon vuosittain antamassa päätöksessä.
Matkoista on tehtävä matkalasku ja verovapauden edellytykset ovat samat kuin muillakin palkansaajilla.
Jos 6-10 tunnin pituiseen työmatkaan sisältyy ilmainen tai seuran/joukkueen kustantama ruokailu, päiväraha on puolet edellä mainituista maksimisummista. Jos yli 10 tunnin pituiseen työmatkaan sisältyy kaksi ilmaista tai seuran/joukkueen kustantamaa ruokailua, päiväraha on puolet edellä mainituista maksimisummista.
Edellisestä poiketen seurassa on päätetty, että Eerikkilään suuntautuvista työmatkoista, joissa työntekijälle ei synny majoitus- tai muita kustannuksia, ei makseta päivärahaa.

7.2 Ulkomaan päivärahat
Ulkomaan päiväraha lasketaan matkavuorokausittain. Matkavuorokausi on 24 tuntia työmatkan alkamisesta tai edellisen matkavuorokauden päättymisestä.
Päivärahan enimmäismäärä määräytyy sen maan tai alueen mukaan, missä matkavuorokausi ulkomailla päättyy. Jos matkavuorokausi päättyy laivalla tai lentokoneessa, määräytyy päiväraha sen maan tai alueen mukaan, josta laiva tai lentokone on viimeksi lähtenyt tai jonne se Suomesta lähdettäessä ensiksi saapuu.
Suomeen palattaessa korvauksensaajalla on oikeus puoleen viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksetusta ulkomaanpäivärahasta, jos työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella tai sieltä lähteneessä laivassa tai lentokoneessa päättyneen täyden matkavuorokauden yli kahdella tunnilla.
Jos työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella tai sieltä lähteneessä laivassa tai lentokoneessa päättyneen täyden matkavuorokauden yli kymmenellä tunnilla, palkansaajalla on oikeus viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksettuun ulkomaanpäivärahaan.
Korvauksensaajalla on oikeus kysymyksessä olevaa maata varten vahvistettuun päivärahaan, jos ulkomaille tehty työmatka on kestänyt vähintään 10 tuntia. Mikäli työmatkaan käytetty kokonaisaika jää alle 10 tunnin, suoritetaan päiväraha kotimaan matkojen säännösten ja määrien mukaisesti.
Jos palkansaaja jonakin matkavuorokautena on saanut ilmaisen tai matkalipun taikka hotellihuoneen hintaan sisältyneen ruoan, päiväraha maksetaan 50 prosentilla alennettuna. Ilmaisella ruoalla tarkoitetaan ulkomaanpäivärahan kysymyksessä ollen kahta ilmaista ateriaa.

8. Matkalasku ja sen maksaminen
Matkakuluista tehdään matkalasku. Matkalaskut tulee laatia kuukauden sisällä syntyneistä kuluista ja matkalaskulle kirjataan koko kuukauden matkakulut kerralla niin, että Netvisorissa kirjataan yhdelle matkalaskun riville yhden päivän aikana syntyneet kulut.
Päivärahat lasketaan Netvisorissa päivärahalaskuria käyttäen niin, että laskuriin kirjataan matkan aloitus- ja päättymiskellonajat. Päivärahalaskurissa tulee valita ruokailu, mikäli edellä mainituin edellytyksin ruokailu on toteutunut seuran tai joukkueen kustantamana. Päivärahan kuvaukseen tulee vielä erikseen kirjata, että onko kyseiseen päivään kuulunut ruokailu vai ei. Mikäli ruoka on mahdollista saada joukkueen tai seuran kustantamana, mutta henkilö kieltäytyy tarjotusta ruuasta, ei hänellä ole oikeutta hakea päivärahaa täysimääräisenä.
Mikäli kyseessä on kotimaan tai ulkomaan turnausmatka, tulee matkalaskun liitteeksi lisätä joukkueen tekemä matkaohjelma, josta käyvät ilmi mm. matkaan osallistuvat valmentajat, toimihenkilöt ja pelaajat, matkustusaikataulut sekä matkaan sisältyvät ruokailut.
Kaikki matkalaskut tehdään seuran käyttämän sähköisen taloushallinto-ohjelma Netvisorin kautta. Täyttääkseen matkalaskun toimihenkilöllä tulee olla käyttäjätunnus järjestelmään. Mikäli sinulla ei ole tunnusta järjestelmään, ole yhteydessä: tapio.rostedt@tips.fi.
Lähetä yhteydenottosi yhteydessä seuraavat tiedot:
• Nimi
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Henkilötunnus
• Tilinumero
• Joukkue, jossa toimit

Matkalaskujen hyväksymisprosessi menee siten, että matkalaskun asiatarkastus tapahtuu joukkueessa, joukkueenjohtajan toimesta, vaikka kyseessä olisi seuran kulu. Kaikki matkalaskut hyväksytään seurassa.
Aineiston toimitusaikataulu palkanlaskentaa varten on 5 arkipäivää ennen maksupäivää.
Matkakorvaukset maksetaan tämän matkustusohjesäännön voimaan tullessa joka kuun 15. päivä, mikäli matkalasku on toimitettu määräaikaan mennessä. Jos matkalasku toimitetaan myöhässä, matkakorvaukset maksetaan viimeistään seuraavan kuun 15. päivä.
Jos matkalaskussa on muita kuluja kuin kilometrikorvauksia tai päivärahoja, tulee kulusta olla liitteenä kuitti. Kulukorvaushakemukset tehdään Netvisorissa matkalaskutoiminnon kautta.
Mikäli matkalaskuja ei toimiteta määräajassa, niin seuralla ei ole velvollisuutta maksaa haettua korvausta.

Tämä ohje on hyväksytty yhdistyksen hallituksessa 13.1.2021 ja voimassa seuraavaan päivitykseen saakka.