Tikkurilan Palloseura ry:n ongelmanratkaisuelin – konflikteihin vaikuttavia asioita

Tikkurilan Palloseura ry pyrkii ehkäisemään konflikteja joukkue- ja seuratasolla avoimella tiedotus- ja keskustelukulttuurilla, ja että väärinymmärrykset selvitetään heti. Tätä varten hallituksen ongelmaratkaisuelin on laatinut ohjeistuksen Leena Saarelan työn ”Konfliktien ennaltaehkäisy ja ratkaisu urheiluseuroissa – Kehitysprojekti Suomen Palloliitolle” pohjalta Tikkurilan Palloseurassa toimijoille.

Yleistä

Useimmat konfliktit johtuvat pääosin tiedon ja/tai perustelujen puutteesta sekä näistä syntyvistä väärinymmärryksistä. Ihmisten mahdollisuus kysyä heitä askarruttavista asioista oletetaan riittäväksi, sen sijaan, että tietoa tuotaisiin aktiivisesti ja oma-aloitteisesti näkyviin ja selkeään paikkaan kerättynä.

Yksinkertaisin ennaltaehkäisevä toimenpide onkin koota seuran kotisivuille mahdollisimman kattavasti jäseniin ja toimihenkilöihin vaikuttavaa tietoa. Tämä tuo avoimen tiedotus- ja keskustelukulttuurin näkyväksi ja sillä varmistetaan, ettei ongelmia jää piiloon, ja että väärinymmärrykset selvitetään heti.

Jotta ongelmaa ei pääse muodostumaan, kannustetaan seuran hallituksen puolesta seuran toimihenkilöitä ja joukkueita avoimeen keskusteluyhteyteen. Selkeät ohjeistukset keneen otetaan yhteyttä minkäkin asian suhteen, helpottaa yhteydenottoa matalammallakin kynnyksellä.

Yleisimpiä konflikteja aiheuttavia aiheita ovat

• viestintä
• raha
• tasoryhmäjako / pelipaikka
• tasa-arvo
• sitoutuminen
• vapaaehtoisten löytäminen

Epäselvä ja/tai olematon viestiminen tai ristiriitaiset viestit eri kanavissa

Kysymyksiä ja hämmennyksiä voi aiheuttaa epäselvä ja/tai olematon viestintä seuran toimihenkilöille ja/tai jäsenille. Monesti helpoin tapa välttää ikävää keskustelua, on olla vastaamatta. Tämä kuitenkin aiheuttaa sen, että kysymyksiä tulee aina vain lisää ja salaliittoteoriat alkavat saada valtaa. Tästä syystä onkin tärkeää muistaa vastata edes jotain, jopa niihin ikäviinkin kysymyksiin.

Selkeys viestinnässä on kaiken a ja o, oli kanava mikä tahansa. Seuran kotisivuilla ei voi olla erilaista tietoa kuin esim. sisäisessä kanavassa annettu tieto joukkueenjohtajille. Tai sosiaalisessa mediassa julkaistu tieto ei voi olla erilaista kuin kotisivuilla annettu tieto. Tämä on harhaanjohtavaa ja aiheuttaa sekaannusta, pahemmassa tapauksessa voi vahingoittaa seuran mainetta.

Iso ongelma on yleensä se, ettei tiedetä keneen otetaan yhteyttä, jos on kysyttävää. Aina ei voi olla seuralta yhtä ja ainoaa henkilöä, kenen puoleen käännytään, vaan toiminnan selkeyttämiseksi on hyvä olla selkeät nimet tietyillä vastuualueilla. Tästä syystä seuralla on kotisivuillaan selkeä organisaatiokaavio, josta näkyvät kaikki seuran työntekijöiden ja hallituksen jäsenten vastuualueet.

Seuran hallituksella on valittu keskuudestaan tietyt henkilöt, jotka vastaavat seuran sopiman viestintälinjan käyttämisestä. Tämän vuoksi viestintä on osana myös hallituksen kuukausittaista toimintaa, jotta on selkeää kuka tiedottaa ja kenelle, millä välineillä ja milloin.

Osana selkeää tiedonkulkua on myös seuran suunnitelma kriisitilanteiden tiedottamisessa. Siinä on määritelty tarkat yhteyshenkilöt, tavat toimia esim. onnettomuustilanteen jälkihoidossa, epidemian (kuten koronan) aiheuttamien muutoksien tiedottamisesta, tms. Mitä enemmän ja mitä aikaisemmassa vaiheessa tiedotetaan, ja muutosten ollessa kyseessä myös perustellaan, sitä helpommalla päästään. Näin ei pääse muodostumaan huhuja, jotka voisivat vahingoittaa seuran mainetta.

Raha, tuo kaiken paha alku ja juuri!

Kausimaksujen suuruus saattaa useimmiten tuntua vanhemmista epäoikeudenmukaisilta. Joskus joukkueiden välillä tai seuran ja järjestävän joukkueen välillä voi tulla kiistaa turnaustuottojen jakautumisesta. Iso ongelma on myös, jos ei ymmärretä mihin kustannusjako perustuu.

”Suositellaan, että jokainen liikunta- ja urheiluseura kuvaa toimintansa ”tuoteselosteena”, josta käyvät ilmi hinnat, hinnoittelun perusteet, toiminnan tavoitteet ja intensiteetti, ts. toiminnassa tavoitteena harrastaminen vai kilpaileminen.
Kuntien ja valtion tulee edellyttää ko. menettelyä myöntäessään seuroille avustuksia.
(Opetus- ja kulttuuriministeriön asettaman työryhmän esitys 2016)”

Seura on avannut kotisivuillaan seikkaperäisesti mitä kaikkea kausi- ja jäsenmaksu kattaa. Näin vanhemmille ja toimihenkilöille on ehkä selkeämpää mistä he maksavat ja miksi.

Seuran kotisivuilla on myös erikseen ilmoitettu eri linkit, mitä kautta voi hakea tarvittaessa lapselle tai nuorelle rahallista avustusta eri järjestöiltä kuten Vantaan kaupungilta, Hope ry:stä tai sosiaalitoimesta.
Lisäksi seuralla on Facebookissa varustekirpputori, mistä voi mahdollisesti löytää halvemmalla varusteita tai laittaa itse oman lapsen varusteita myytäväksi.

Lapseni pelaa väärässä tasoryhmässä / pelipaikassa!

Vanhemman ajatus omasta lapsestaan on se, että hän on parempi kuin kukaan. Ja se on täysin luonnollista. Tästä johtuu monesti ne konfliktit, joissa keskiössä on valmentajan ja vanhemman mielipide-ero pelaajan tasosta. Monesti tämä johtuu myös siitä, ettei valmentaja perustele tarpeeksi hyvin miksi on päättänyt asian niin.

Tähän hyvänä ennaltaehkäisevänä toimenpiteenä on joukkueissa kirjata vastuuvalmentajan toimesta yhteiset, seuran arvopohjaan perustuvat kriteerit tasoryhmävalinnoille näkyviin esim. joukkueen myClubiin.  Sitä varten on hyvä määritellä ensin mm. sitoutumisen ja osaamisen perusteet ja miten ja milloin rajoja mitataan joukkueessa.

Varmistaakseen kaikille samalla tasolla pelaaville joukkueille yhdenmukaisuutta, seuralla on valmis palaute-/arviointilomake, johon

• voidaan kirjata seuran arvopohjan mukaiset kriteerit tasojaoille.
• pelaaja/vanhempi voi täyttää oman arvionsa mitattavista asioista.
• on helpompi perustella valintoja, kun pelaajan sitoutuminen, osaamistaso ja muut valmentajan käyttämät kriteerit on kirjoitettu ylös.

Perustelut olisi hyvä esittää pelaajalle suullisessa keskustelussa, jotta hän saa kertoa oman palautteensa valinnasta ja jotta ei jää tulkinnanvaraa joistain sanamuodoista.

Tasovalintojen tekemiseen liittyvä arviointi ja palautteen antaminen pelaajalle on yhtenä osana seuran valmentajakoulutusta.

Miten meillä tasa-arvo toteutuu?

Joukkueiden välillä voi tulla joskus tunne, että ovat epätasa-arvoisessa asemassa seuran muihin sisäisiin joukkueisiin nähden joko sukupuolen tai tason takia.

Seura omalta osaltaan pyrkii ehkäisemään epätasa-arvon tunnetta avoimella tiedottamisella ja päätösten selkeillä perusteluilla.

Seuran hallitus tarkastelee tasa-arvokeskustelua (syrjinnän, rasismin, kiusaamisen, seksuaalisen häirinnän ja muiden vastaavien estämiseksi) säännöllisesti tarkastellessaan ja päivittäessään seuratoiminnan strategiaa.

Miten saamme pelaajat/vanhemmat sitoutumaan joukkueeseen ja seuraan?

Useasti joukkueilla on vaikeuksia saada pelaajat ja/tai vanhemmat sitoutumaan joukkueen ja/tai seuran toimintaan. Isoja haasteita aiheuttavat mm., ettei pelaajat ja/tai vanhemmat noudata yhteisesti sovittuja sopimuksia tai päätöksiä kuten ilmoittautumiset, harjoituksiin keskittyminen, jne.

Yksi tapa sitouttaa pelaajat joukkueen toimintaan, on tehdä mahdollinen yhteys tasoryhmävalintaan selkeästi tiedoksi ja painottaa peliajan ja otteluiden jakautumisesta sitoutuneiden kesken. Vanhempien sitouttaminen vaatii joukkueelta hyvää yhteishenkeä, jonka voi mahdollistaa vain yhteinen tekeminen sekä se, että vanhempi saa äänensä kuuluviin jollakin tavalla oman lapsensa osalta.

Pelaajan ja/tai vanhemman sitouttaminen seuraan tarkoittaa sitä, että heidän äänensä saadaan kuuluvaksi jäsenasioissa ja he kokevat, että heidän huolensa kuullaan ja sille tehdään tarvittaessa jotain.

Mistä saada uusia vapaaehtoisia tai saada vanhat aktiivit takaisin?

Usealla seuralla on ongelmana pitää nykyiset ja saada uusia vapaaehtoisia tekijöitä. Yleisimmät lopettamisen syyt vapaaehtoisilla ovat olleet:

• Liian vähäinen ohjaus ja tuki
• Heikko tai huonotasoinen keskusteluyhteys johtajiin
• Koulutuksen vähäisyys tai sen puute
• Toimijat eivät koe, että heitä arvostetaan
• Toiminta on järjestetty heikosti ja/tai sekavasti
• Toimijoille toimenkuva on liian vaativa ja/tai liian laaja

Vapaaehtoisten houkuttelemiseksi seura pyrkii tekemään hyvää yhteistyötä eri toimintojen kanssa. Jotta seura on jatkossakin houkutteleva kumppani, seura huomioi säännöllisesti seuraavaa:

• Seuran imago
  • Mitä seuran kotisivut kertovat meistä?
    • Ovatko tiedot ajan tasalla? (Yhteyshenkilöt, hinnat, päivämäärät, seuraavat tapahtumat, linkit).
    • Selkeät jaottelut aiheittain
    • Fair Play, Kaikki Pelaa, Fortum Tutor, ym. –logot ovat näkyvissä.
  • Mitä seuran some kertoo meistä?
    • Laaja kattaus koko seuran toiminnasta (edustusjoukkueista nuorimpaan juniorijoukkueeseen)
    • Seuran toimihenkilöt esitelty (keitä ovat, mitä tekevät ja mikä heidän taustansa on, esim. entinen juniori pelaaja, fani, tms.)
  • Yhteistyökumppanit selkeästi ilmaistuna
  • Seuran maine
    • Miten voin itse vaikuttaa siihen? Voinko vaikuttaa itse siihen?

Seuralla on selkeä koulutusvuosikello, joka pitää sisällään mm. koulutuksien jakautumisen eri toimihenkilöille sekä valmennukselle. Kotisivuilla on myös esitelty muiden (esim. Palloliitto, oma piiri) tarjoamat koulutukset linkkien kautta.

Seuran kotisivulle on myös oma osionsa toimihenkilöille, jossa pyritään selkeästi kertomaan

• mitä jokainen toimenkuva (jojo, raho, huoltaja, jne) pitää sisällään
• mitä seura odottaa kyseiseltä toimijalta ja mitä voimme tarjota heille
• mihin otetaan yhteyttä, jos toimihenkilön tehtävistä ollaan kiinnostuneita

Seuralla on oma valmentajapankki

• jossa pidetään yllä tiedot kaikista valmentajakoulutuksen käyneistä.
• jonka perusteella valmentajille tarjotaan säännöllisesti täydennyskoulutusta.
• jonka pohjalta pyritään järjestetään vuosittain oman piirin/seuran valmentajien kokoontuminen, johon kutsutaan jo toiminnasta pois jääneitä (näin pyritään aktivoimaan lähteneitä takaisin toiminnan pariin)

Mitä sitten tehdä, kun konflikti uhkaa syntyä?

Seuran kotisivuilla on ohjeistus, miten ongelmanratkaisu seurassa etenee, mikäli pelaaja/toimihenkilö kokee jonkin asian ongelmaksi.

Omalta osalta on jokaisen osallisen hyvä miettiä ensin seuraavat asiat:

• Olenko ilmoittanut kaikista olennaisista asioista?
• Ilmoitinko olennaisista asioista riittävän ajoissa?
• Varmistinko, että kaikki ovat saaneet ko. tiedon?
• Kommunikoinko asian ystävällisesti ja myönteisellä asenteella?
• Teinkö minkä lupasin tehdä?
• Pyysinkö tarvittaessa toista näkemystä asiaan liittyen?
• Kuuntelinko muiden mielipiteitä?
• Pystyinkö pitämään tunteeni erossa keskustelusta?

Ongelman syntyessä on hyvä ottaa yhteyttä ensin joukkueenjohtajaan, valmentajaan tai aikuisten joukkueissa kapteeniin. He tietävät parhaiten, kenen vastuualueeseen ongelma kuuluu.

Jos yhteisymmärrykseen ongelman suhteen ei päästä, on vuorossa sovittelu, jonka prosessi toimii seuraavasti:

1. Mikäli tilannetta ei saada ratkaistua paikallisesti, voi joukkueenjohtaja, valmentaja tai aikuisjoukkueissa kapteeni, ottaa yhteyttä toiminnanjohtajaan ja pyytää apua tai neuvojasuoraan hallituksen vastuullisilta.
2. Jos ongelmaan ei edelleenkään saada ratkaisua, toiminnanjohtaja kutsuu ongelmanratkaisuelimen koolle kaikkien osapuolten kanssa. Kokouksessa ongelmaan pyritään saamaan ratkaisu sovittelemalla ja mikäli ratkaisuun päästään niin, että kaikki osapuolet sen hyväksyvät, raportoi ongelmanratkaisuelin seuran hallitukselle esiin tulleen ongelman ja kuinka se ratkaistiin.
3. Mikäli vieläkään ongelma ei ratkea, tekee ongelmanratkaisuelin seuran hallitukselle oman ratkaisuehdotuksensa, jonka hallitus käsittelee ja palauttaa sen joko hyväksyttynä tai uudelleen käsittelyä varten ongelmanratkaisuelimelle.
4. Hallituksen hyväksymä ratkaisuehdotus toimitetaan ongelman osapuolille ja pannaan täytäntöön välittömästi.

Tavoitteena on kuitenkin, että mahdolliset ongelmat saadaan ratkaistua paikallisesti. Ongelmanratkaisuelimeen asti päätyneet ongelmat pyritään ratkaisemaan mahdollisimman pikaisesti, jotta uusia ongelmia pitkittymisen takia ei pääsisi muodostumaan.